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Mayo14

E-factura: "Aspectos fundamentales de la facturación electrónica"

Categorías // Contable

La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos firmados digitalmente con certificados reconocidos con la misma validez legal que las facturas emiridas en papel.

factura electrónica

Si buscamos una definición específica, podemos recurrir al artículo 1 de la Ley 56/2007: “La factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido”.

Aunque existen varios mecanismos para garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de una factura, ya sea en papel o en formato electrónico, desde el momento de su expedición hasta el final del período de conservación de la factura, en el caso de la factura electrónica, el uso de la firma electrónica es el más generalizado en España.

La normativa reguladora de la facturación electrónica es la siguiente:

  • Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.
  • Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga al Real Decreto 1619/2012 anterior.

En términos generales, el proceso de facturación electrónica lo formarían dos pasos básicos y diferenciados en todo sistema de facturación: emisión y recepción de facturas.

1. En la emisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la factura electrónica (que frecuentemente incluye una firma electrónica) y conserva copia o matriz (la base de datos). Si se conserva la base de datos, no es necesario conservar las copias de los documentos electrónicos firmados.

2. El receptor recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica, o que permita comprobar esta validez transcurrido un tiempo.

De esta forma ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente, y todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

Para poder facturar de forma electrónica es necesario tener el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal  o escrito. En cualquier momento, el destinatario que reciba las facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. Así, el proveedor deberá respetar el derecho del cliente.

Se podrá utilizar la facturación telemática con sólo un cliente y emitir facturas en papel y telemáticamente en un mismo ejercicio para el mismo cliente.

Para la implantación de la factura electrónica o digital no son necesarios complejos requerimientos tecnológicos. Lo único que tenemos que hacer es firmar digitalmente nuestra factura. La factura puede ser un documento de Word, Excel, PDF, etc.

Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos que conserven en papel y que tengan carácter de originales.

Las condiciones para la realización de la E-factura son:

  • Tener un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad.
  • Transmisión telemática (de un ordenadora a otro).
  • Los formatos anteriores tienen que garantizar su integridad y autenticidad mediante una firma electrónica reconocida.

Los campos obligatorios que toda factura (tanto en papel como electrónica) son:

  • Número de factura.
  • Fecha de expedición.
  • Razón social del emisor y del receptor.
  • NIF del emisor y receptor.
  • Descripción de las operaciones (base imponible).
  •  Tipo impositivo.
  • Cuota tributaria.
  •  Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Obligaciones del expedidor:

Entre las obligaciones podemos destacar:

  • Creación de la factura mediante una aplicación informática que contenga las obligaciones mínimas requeridas.
  • Poseer firma electrónica reconocida.
  • Remisión telemática.
  • Conservar copia o matriz de la factura.
  • Contabilización y anotación en registros de IVA.
  • Conservación durante el periodo  de prescripción.
  •  Garantía de accesibilidad completa: visualización, búsqueda  selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
  • Subcontratación a un tercero: todas las fases anteriores pueden subcontratarse a un tercero, sin perder su responsabilidad (es el obligado tributario el responsable de cumplir todas las obligaciones).

Obligaciones del destinatario:

Tenemos;

  • Recepción de la factura por medio electrónico: verificando los contenidos mínimos y exigibles y comprobación de la firma electrónica.
  • Conservar la factura electrónica en su integridad, sin modificaciones.
  • Contabilización y anotación en registros de IVA.
  •  Conservación durante el periodo de prescripción.
  • Gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
  •  Todas las fases descritas se pueden subcontratar a un tercero, sin perder su responsabilidad.

Factura expedida por una empresa extranjera:

Se deben de cumplir las mismas condiciones que tiene una factura expedida y remitida en España.

En el caso de uso de firma electrónica, es el cliente residente en España el que debe cerciorarse  de que se trata de una firma electrónica reconocida.

En el caso de la UE, la firma electrónica ha de cumplir:

  •  El certificado indica su propio contenido que es un certificado reconocido y la Autoridad de Certificación tiene públicamente accesibles sus políticas de certificación  en las que indica que cumple con lo establecido en la Directiva Europa 1999/93/CE.
  • El certificado ha de estar inscrito en algún registro público de autoridad competente  en materia de firma o fiscal.

Con países que estén fuera de la UE:

  • El certificado se halle acreditado por una entidad establecida en la UE conforme a un Esquema Voluntario de Acreditación de acuerdo con la Directiva 1999/93/CE .
  • Que una entidad AC establecida en la UE avale el certificado.
  • Que el certificado esté reconocido en virtud de acuerdos de la UE con terceros países.

La expedición de facturas fuera del territorio español está regulada por la Orden EHA/962/2007, indicando:

  • Si el tercero, o destinatario caso auto factura, que expide facturas no es residente en España, pero es residente en un país de la UE  o país con el que exista un instrumento jurídico: No es necesaria la autorización previa de la Agencia Tributaria.
  •  Si el tercero, o destinatario caso auto factura, que expide facturas no es residente en España, ni en un Estado Miembro de la UE, ni en un país con el que exista un instrumento jurídico: Es necesaria la autorización previa de la Agencia Tributaria

Digitalización certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes.

La Orden EHA/962/2007 define la forma de gestionar electrónicamente las facturas recibidas en papel gracias al concepto de digitalización certificada. Se trata de un proceso en que, partiendo de una factura en papel, se genera una imagen digital firmada electrónicamente a la que se le aplica la presunción de tener el mismo valor probatorio que la factura original, mayor, incluso que el de una compulsa electrónica, permitiendo por ello destruir la propia factura original en papel.

A este respecto dispone el Art. 7 ,ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación lo siguiente:

“1. Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales.

Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.

2. Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

(…)”

Obligaciones de los destinatarios en la conservación electrónica de las facturas y documentos sustitutivos.

Aunque existe la posibilidad de almacenar facturas electrónicas en papel mediante un código de barras, es posible otro mecanismo alternativo. Cuando sea un tercero que actúa en nombre y por cuenta de los obligados tributarios, el emisor o el receptor de facturas electrónicas podrá poner a disposición de sus clientes aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas y documentos sustitutivos emitidos o recibidos, según corresponda, junto con la firma electrónica generada o verificada (según corresponda al rol de emisor o de receptor de la factura), proporcionando un código seguro de verificación del documento.

Este código permitirá el acceso al documento asociado existente en el repositorio (por ejemplo, a través de un acceso web) y garantizará, al que accede, el cumplimiento de los requisitos legales de la factura electrónica.

En este supuesto, un documento impreso en papel con este código es válido, como sistema de conservación en papel de la factura electrónica, siempre que se mantenga el mencionado repositorio en el que se encuentra el documento y su firma electrónica, exista un mecanismo de verificación de la firma en el mismo y se pueda acceder de forma completa al documento mediante dicho código electrónico de autenticación,  tal y como aparece establecido en el Art. 6 ,ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril.